Bạn có một cơ hội để tạo ấn tượng đầu tiên khi khách bước vào văn phòng của bạn lần đầu tiên. Trong trường hợp là khách VIP, chẳng hạn như các ứng viên công việc chính hoặc khách hàng tiềm năng, điều đặc biệt quan trọng là phải tạo được ấn tượng đó.
Khi khách bước vào, văn phòng lễ tân nên cho họ biết những ưu tiên và tính cách của công ty bạn. Ấn tượng đó sẽ mở đường độc đáo cho các cuộc trò chuyện và phỏng vấn xin việc sau đó.
Nhận thức được các chi tiết chính thực sự góp phần xây dựng ấn tượng ban đầu đáng chú ý. Các chi tiết thường chia thành ba loại chính: thiết kế, nhân viên và công cụ.
Nhưng đợi đã! Trước khi đi sâu vào chi tiết, bạn cần hiểu rõ nhiệm vụ của khu vực lễ tân.
Thương hiệu của bạn bắt đầu ở đây
Thông điệp chính xác mà bạn đang cố gắng gửi đến khu vực lễ tân của mình là gì? Đối với hầu hết các công ty, thông điệp sẽ gắn liền với thương hiệu của bạn: các đặc điểm và giá trị khác mà bạn muốn liên kết với công ty của mình.
Ví dụ: nếu bạn đã xây dựng thương hiệu cho công ty của mình là vui vẻ và sôi động, thì nhiệm vụ chính của quầy lễ tân có thể là tiếp thêm sinh lực và truyền cảm hứng cho mọi người bước vào.
Nếu điều quan trọng nhất đối với công ty của bạn là ý thức về chuyên môn và tính chuyên nghiệp, thì mục đích chính của lễ tân có thể là gợi lên cảm giác đáng tin cậy, hiệu quả và năng lực.
Nếu bạn là một thương hiệu sang trọng, bạn có thể muốn văn phòng của bạn đưa ra một tuyên bố đặc biệt gây ngạc nhiên và thậm chí đe dọa du khách.
Không phải lúc nào cũng dễ dàng tóm tắt sứ mệnh của khu vực lễ tân của bạn trong một tuyên bố ngắn gọn. Để được trợ giúp, hãy suy nghĩ thêm một chút về chính xác ai sẽ đến khu vực lễ tân của bạn và điều gì sẽ khiến họ cảm thấy thoải mái và dễ dàng dành thời gian trong không gian của bạn.
 |
| Khu vực lễ tân là nơi có thể phản ánh tốt nhất tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp |
1. Những thủ thuật phong cách thiết kế nội thất tốt nhất khu vực lể tân của bạn
Ngay cả khi bạn không phải là một nhà thiết kế nội thất theo thương mại, bạn vẫn có thể ghi nhớ những điều cơ bản về thiết kế này khi bạn sắp xếp khu vực lễ tân của mình với thương hiệu của công ty bạn. Thậm chí chỉ một vài điều chỉnh cũng có thể đi một chặng đường dài.
Không gian
Hầu hết các công ty nhỏ không có nhiều tiền trong ngân sách để chi trả cho một khu vực lễ tân lớn, thoáng mát.
Tuy nhiên, ngay cả trong những không gian nhỏ hơn, bạn có thể làm một số việc để làm cho khu vực trở nên yên tĩnh và rộng rãi hơn. Bắt đầu bằng cách loại bỏ mọi thứ lộn xộn để có một cái nhìn gọn gàng hơn và giảm kích thước đồ nội thất (hãy nghĩ đến chiếc bàn lễ tân phong cách hiện đại không tốn nhiều không gian hay những chiếc ghế kiểu dáng đẹp, hiện đại thay vì những chiếc ghế to xù). Ngoài thiết kế, bạn cũng có thể đảm bảo rằng khách không phải đợi lâu ở khu vực lễ tân, vì vậy ít có khả năng mọi thứ có vẻ đông đúc.
Nếu bạn đang bận tâm đến vấn đề chọn quầy lễ tân sao cho phù hợp nhất với không gian hiện có, thì đừng quá lo lắng chúng tôi đã tham khảo được một bài viết rất hay và chi tiết về cách chọn bàn lễ tân từ các chuyên gia nội thất mà bạn có thể tham khảo, bạn có thể tìm thấy thông tin hữu ích mà bạn cần tại Hướng dẫn chọn quầy lễ tân phù hợp
Màu sắc
Thay đổi màu sắc của khu vực văn phòng trước của bạn là một trong những cách ít tốn kém nhất để thử nghiệm năng lượng mà bạn muốn khu vực lễ tân chiếu vào.
Nếu nhiệm vụ chính của lễ tân là tiếp đón, hãy cân nhắc màu sắc ấm áp hoặc tươi vui. Nếu bạn muốn có cảm giác êm dịu, màu trung tính hoặc màu lạnh sẽ là phù hợp nhất. Và những điểm nhấn có màu sắc rực rỡ có thể là một cách tuyệt vời để tiếp thêm sinh lực cho quầy lễ tân của một công ty đang cố gắng thể hiện một nền văn hóa táo bạo hoặc lạc quan.
Bạn chắc chắn cũng có thể kết hợp màu sắc của thương hiệu vào khu vực lễ tân của mình, nhưng đừng cảm thấy bị giới hạn bởi những màu đó. Rốt cuộc thì đó không phải là phòng thay đồ của đội.
Ánh sáng
Nếu có một khu vực mà ánh sáng huỳnh quang khắc nghiệt tiêu chuẩn của văn phòng có thể cần được nâng cấp, thì đó là khu vực tiếp nhận.
Ánh sáng tự nhiên thường được chào đón và dễ dàng hơn cho mắt so với ánh sáng nhân tạo. Nếu có thể, hãy sắp xếp đồ nội thất theo cách tối đa hóa ánh sáng tự nhiên mà không gian của bạn đã có.
Tuy nhiên, cũng đã có rất nhiều tiến bộ trong bóng đèn bắt chước ánh sáng ban ngày và bạn có thể thử nghiệm với chúng để xem loại bóng đèn nào cho ra loại ánh sáng tốt nhất trong khu vực quầy lễ tân của bạn.
Đồ họa và trang trí
Đồ họa, trang trí và phụ kiện đều đi một chặng đường dài hướng tới việc kéo giao diện khu vực lễ tân của bạn lại với nhau theo cách hoàn thành tuyên bố mà bạn muốn đưa ra.
Không có cách nào để làm điều này: các nhà thiết kế chơi với các yếu tố của đường nét, hình thức, kết cấu và hoa văn để tạo ra một phong cách gắn kết. Các công ty đang cố gắng tạo ra một bầu không khí thư giãn có thể muốn thêm một cây sống tươi đẹp vào khu vực lễ tân (hoặc, tiến xa hơn một bước, một khu vườn thẳng đứng).
2. Tại sao nhân viên lễ tân của bạn quan trọng
 | |
|
Một phần quan trọng của phong cách văn phòng của bạn liên quan đến người ngồi sau quầy lễ tân, bao gồm cả ngoại hình và hành vi của họ.
Diện mạo
Chúng ta vừa thảo luận về tính thẩm mỹ của chính văn phòng, nhưng điều đáng nói là nhân viên lễ tân của bạn cũng nên tuân theo thương hiệu của công ty bạn khi nói đến phong cách thể chất của họ. Ví dụ, một công ty khởi nghiệp công nghệ thông thường và sành điệu sẽ không muốn nhân viên lễ tân của họ trông chỉnh tề với cà vạt và áo blazer. Điều ngược lại có thể đúng đối với nhân viên lễ tân của dịch vụ thanh toán cao như văn phòng pháp lý hoặc một thương hiệu cao cấp.
Lưu ý rằng bạn không nên áp đặt các tiêu chuẩn thẩm mỹ khác với nhân viên lễ tân của mình so với những người còn lại trong công ty; tất cả nhân viên nói chung phải tuân theo cùng một quy tắc trang phục đã được thiết lập. Tuy nhiên, thật công bằng khi lưu ý trong mô tả công việc cho nhân viên lễ tân của bạn rằng bạn sẽ phải có ngoại hình chuyên nghiệp (bất kể điều đó có nghĩa là gì đối với công ty của bạn) trong vai trò này.
Ngôn ngữ âm thanh
Giọng điệu và lựa chọn từ ngữ là một phần quan trọng của bất kỳ thương hiệu nào, bất kể những từ đó được viết trên trang "giới thiệu" của công ty hay do nhân viên của bạn nói.
Cùng với mức độ trang trọng của giọng điệu, bạn có thể hướng dẫn nhân viên lễ tân sử dụng những từ và cụm từ cụ thể nào trong các tình huống thông thường để đảm bảo rằng bạn đang trình bày một bức tranh thống nhất với tất cả những người bước qua cửa trước của bạn.
Chìa khóa cho ấn tượng đầu tiên đáng chú ý
Hầu hết các công ty không có đủ khách để chỉ dành ai đó cho công việc quản lý khách, vì vậy nhân viên lễ tân cũng thường chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ hành chính hoặc điều hành khác.
Tuy nhiên, nếu bạn đưa ra những yêu cầu sai lầm đối với nhân viên lễ tân của mình, bạn sẽ khiến họ thực sự khó thực hiện tốt công việc của mình. Hoặc họ sẽ bận rộn với điện thoại, hoặc đơn giản là họ sẽ không còn nhiều năng lượng hoặc sự chú ý cho nhiệm vụ quản lý khách khi ai đó bước qua cửa. Điều đó có thể ảnh hưởng đến khả năng chào đón khách và nhận phòng đúng cách của họ. Và không có cách nào để vượt qua ấn tượng đầu tiên kém tích cực đó.
Đừng đặt quá nhiều yêu cầu đối với nhân viên lễ tân khiến quản lý khách mất quyền ưu tiên. Ngay cả khi nhân viên của bạn chỉ dành riêng cho việc quản lý khách, bạn sẽ phải làm rõ các nhiệm vụ của lễ tân sẽ được xử lý như thế nào khi họ không thể có mặt tại bàn làm việc. Rốt cuộc, đôi khi họ sẽ cần phải nghỉ làm. Họ cũng cần nghỉ ngơi và ăn trưa. Không ai muốn bước vào cuộc ăn chơi giữa chừng của nhân viên lễ tân.
3. Quy trình đăng ký của khách truy cập
 |
| Tạo ấn tượng tốt cho khách hàng là cách tốt nhất để khiến khách hàng quay lại trãi nghiệm dịch vụ của bạn |
Phần cuối cùng của câu đố khi nói đến khu vực lễ tân của bạn để tạo ấn tượng tuyệt vời là các công cụ bạn sử dụng cho quá trình làm thủ tục của khách.
Ví dụ: nhật ký đăng nhập bằng giấy gửi thông báo rằng công ty của bạn là công ty truyền thống hoặc có lẽ đã lỗi thời. Tương tự với các thỏa thuận yêu cầu chữ ký trên giấy. Người ta thường hiểu rằng các lựa chọn thay thế điện tử cho các yếu tố này an toàn hơn, ít bị lỗi hơn và riêng tư hơn. Muốn công ty của bạn có vẻ hiện đại và có năng lực? Đã đến lúc chuyển sang kỹ thuật số.
Tạo ấn tượng với khách đến thăm của bạn bắt đầu từ đội ngũ nhân viên tại quầy lễ tân. Điền vào biểu mẫu bên dưới để tải xuống danh sách nhanh các cụm từ mà lễ tân của bạn có thể sử dụng để tăng cường kết nối cá nhân hơn với khách.
