Như thế nào được xem là một văn phòng kiểu mẫu ? Xem ra bài toán ấy khó tìm được lời giải thích hợp vì còn phụ thuộc vào những yếu tố khách quan mà được xem và đánh giá đấy là một văn phòng kiểu mẫu.
Có những tòa cao ốc cho thuê văn phòng, sự sang trọng và xa hoa lộng lẫy về kiểu dáng, thì tiêu chuẩn văn phòng kiểu mẫu là phải có những tiện ích cơ bản và đồ trang trí nội thất phải thuộc vào hàng “top” về chất lượng lẫn giá cả. Đương nhiên hệ quả tất yếu giá thuê nơi ấy cũng được liệt vào hàng ngất ngưỡng.
Tuy nhiên, với những công ty, tòa cao ốc nhỏ và vừa, sự tiện nghi cơ bản cùng với những đồ vật nội thất mang tầm “quốc tế” được thể hiện ở khía cạnh mục đích khai thác và sự thoải mái trong thiết kế văn phòng hay không đã được xem là văn phòng kiểu mẫu, hơn là sự so sánh và cân đo, đong đếm những giá trị vật chất xa xỉ hay lộng lẫy.
Những giá trị tạo nên một văn phòng kiểu mẫu.
1. Quầy tiếp tân
Với công ty, quầy tiếp tân là nơi đón tiếp cũng như tiếp xúc nhiều người nhất, nhiều thành phần nhất mỗi ngày. Không phải là một cô tiếp tân xinh đẹp, ăn nói dịu dàng đã là đạt yêu cầu tạo sự ấn tượng mà còn phải biết tạo một không gian khá hoàn hảo để gây sự chú ý và nhất là niềm tin với khách hàng, dù công ty bạn là nhỏ hay to.
Với quầy tiếp tân như thế, vẻ đẹp của gỗ đã tạo nên mối thân thiện và hài hòa với mọi người. Khả năng truyền cảm xúc niềm tin được gia tăng với vẻ đẹp của căn phòng nếu như bạn biết điệu đàng thêm một chậu cây cỏ bé xinh trên quầy tiếp tân, tạo nên một không gian mềm mại, xua tan đi những khía cạnh “sắt thép” cứng cáp của căn phòng.
 |
| Phòng lễ tân cần thể hiện được hết giá trị của một không gian văn phòng hoàn hảo. |
2. Thân thiện từ buổi đầu tiên
Hẳn ai cũng đã từng một lần trải qua cuộc phỏng vấn việc làm, có quá căng thẳng hay hồi hợp hay không ? Tại sao bạn lại có trạng thái đó? có phải là vì bạn không tự tin với chính mình ? Nhưng nguyên nhân một phần cũng do môi trường xung quanh tác động đến tâm lý của bạn, một điều mà các nhà doanh nghiệp thường hay bỏ quên : phòng phỏng vấn.
Không gian phỏng vấn cần tạo sự thông thoáng, mát mẻ và rộng rãi, vì như thế sẽ tăng thêm sự hoài cảm và niềm tin của “nhân viên mới” trước khi bắt đầu cuộc phỏng vấn. Mặt khác, tốt nhất hãy tạo nên sự thân thiện không gian hơn là sự ngăn cách bịt bùng bởi những vách tường khô cứng. Những mảng kính trong sẽ tạo nên mối liên kết hữu cơ giữa bên trong và thế giới bên ngoài sẽ góp phần nào lấy lại sự bình tĩnh cho nhân viên và thể hiện phong cách chuyên nghiệp cũng như mối quan tâm của doanh nghiệp với mọi người.
 |
| Một thiết kế thân thiện từ cái nhìn đầu tiên từ không gian làm việc của văn phòng nhân sự. |
3. Không gian làm việc
Không gian làm việc là môi trường rất dễ tác động đến trạng thái tâm lý làm việc cũng như hiệu suất công việc của nhân viên. Do đó, các nhà thiết kế khuyên rằng tùy theo lĩnh vực công việc, mà bạn cần tham vấn lựa chọn những kiểu dáng và mô hình không gian làm việc cho nhân viên được thích hợp.
Có thể là những kiểu dáng khối vuông, hay hình chữ nhật. Nhưng cũng có thể là những mẫu hình tứ giác, bát giác … nhưng cần chú ý đến là mức độ thuận tiện cho nhân viên khi làm việc cũng như là độ riêng tư của mỗi cá nhân. Sự dòm ngó dù chỉ là cái liếc mắt thoáng qua của nhân viên cũng sẽ tác động mạnh mẽ đến qui trình làm việc của mình như bị theo dõi … sự sinh động về kiểu dáng, tạo tính riêng tư độc lập … sẽ dễ dàng trợ giúp hiệu suất công việc của nhân viên rất nhiều.
 |
| Không gian làm việc cần chuyên nghiệp cũng như giải quyết được các vấn đề về sự hạnh phúc của nhân viên. |
4. Phòng xếp sếp năng động
Đừng nghĩ rằng căn phòng của sếp là phải rộng lớn, hoành tráng tủ kệ văn thư … đôi khi nếu bạn không biết xử lý không gian cũng như không phù hợp với qui mô doanh nghiệp mình thì xem ra là phản ứng ngược.
Một không gian vừa phải, không cần sự xa hoa hoành tráng về vật chất như tủ kệ văn thư … mới tạo nên một sếp giỏi. Thời đại văn minh, chỉ một giàn máy vi tính thôi cũng đủ trợ giúp bạn điều hành của một công ty một cách dễ dàng và thuận tiện. Mặt khác, nên tạo ra một không gian mềm mại, thân thiện với những đường nét hoa văn trên vách phần nào xua tan đi bầu không khí “e ngại” của nhân viên với sếp của mình.
Một sếp năng động và biết thích nghi với mọi tình huống, áo dụng thành tựu khoa học kỹ thuật và trên hết biết lắng nghe, hòa đồng với nhân viên của mình để tạo nên mối dây liên kết trong công việc. Để được điều đó, bạn cần chú ý đến những điều nhỏ nhất, ví như không gian làm việc được thiết kế gọn gàng, sắc màu trẻ trung, nội thất rất tinh tế và tiện dụng cùng với những nụ cười của bạn thì chắc rằng không nhân viên nào đành nỡ rời xa “chủ” của họ.
 |
| Phòng làm việc lãnh đạo cần đáp ứng được sự năng động và ấp tượng hơn. |
Phòng họp.
 |
| Cần một thiết kế phòng hợp tiêu chuẩn để cuộc họp trở nên chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. |
Cách bố trí thiết kế văn phòng.
Cách bố trí thiết kế văn phòng.
Không nên ngồi quay lưng ra cửa, nên đặt bàn làm việc ở nơi nhìn rõ các lối đi... là những điều lưu ý trong bố trí chỗ ngồi ở văn phòng theo thuật phong thủy Pyramid. Một vài quy tắc dưới đây sẽ giúp bạn có được vị trí ngồi phù hợp.
- Ngồi đối diện với lối vào (quay mặt ra lối vào): Việc đặt bàn hướng ra lối vào cho bạn cảm thấy hoàn toàn tự tin. Bạn luôn khống chế và kiểm soát được công việc, không bị giật mình.
- Không đặt bàn làm việc để người ngồi quay lưng ra cửa: Điều này làm suy giảm sự tập trung làm việc của chủ nhân. Nếu bàn làm việc của bạn đặt thẳng hướng với cửa ra vào (quay lưng ra cửa) thì bạn luôn là người đầu tiên được yêu cầu thực hiện các nhiệm vụ được giao, tốt nhất bạn nên đặt bàn hơi chệch hướng với cửa ra vào.
- Cần đặt bàn ở vị trí nhìn rõ các lối đi: Các lối đi trong phòng cần được nhìn thấy rõ ràng từ chỗ bạn để nhận diện tất cả mọi người đi vào nơi làm việc của bạn. Bạn sẽ cảm thấy cởi mở và dễ dàng hợp tác với mọi người.
- Nên để đèn chiếu sáng từ bên tay nghịch của bạn: Không nên làm việc chỉ với ánh đèn huỳnh quang trên trần (hiện tượng bóng mờ). Đặt đèn bên tay nghịch của bạn để ánh sáng không bị giảm khi tay thuận của bạn đang làm việc.
- Hãy cho người khác thấy bàn làm việc của bạn còn có thể là một nơi giao tiếp tốt: Là nơi để trao đổi ý tưởng, bàn bạc các tiến trình công việc, giải thích, trình bày... gọi là xã hội hóa nơi làm việc sẽ đem lại nhiều lợi ích cho bạn. Tùy tính chất công việc, bạn sẽ chọn lựa cách bố trí theo ngũ hành: kim, mộc, thủy, hỏa, thổ.
- Bàn làm việc của bạn phải kích thích 5 giác quan: Con người sống ngoài xã hội phát triển các khả năng tiếp nhận thông tin của mình hơn hàng nghìn năm về trước. Nếu bị cô lập, các giác quan sẽ giảm đi, vì thế bên cạnh những thông tin cần thiết và màu sắc phòng bạn nên được tiếp thu các loại âm thanh, mùi vị và cảm giác, để ngửi, để cảm nhận và nghe để đáp ứng các nhu cầu cần thiết của các giác quan một cách khoa học.
- Tạo một nơi làm việc sạch sẽ, thoáng mát: Mọi nơi làm việc cần được dọn dẹp sạch sẽ thoáng mát, vì những vật dụng không có quy củ sẽ ảnh hưởng đến tác phong, gây rối loạn trong khi làm việc, và quan trọng nó sẽ gây mất tập trung trong khi ta cần tập trung. Bạn nên dọn dẹp và loại bỏ những vật dùng không cần thiết theo lịch trình của bạn.
- Bố trí cây cối để làm thoáng không khí: Không khí trong lành là điều mà nhiều văn phòng làm việc không thể có được. Khí độc tiết ra từ nhựa, mực hoặc các tài liệu sẽ hòa vào không khí mà ta hít thở. Làm trong lành nhờ sử dụng các loại cây hấp thụ formon (có nhiều trong keo dán) như cây dương xỉ, hoa cúc dại, cây cọ, cây tre; những cây hấp thụ amoniac (có nhiều trong các dụng cụ chùi rửa) như hoa loa kèn, hoa cúc dại; các loại cây hấp thụ bazen (có nhiều trong nước sơn mới hay trong các chất tẩy rửa) như hoa cúc dại, dây thường xuân.
- Thay đổi mới vị trí là điều không dễ dàng cho người thay đổi và cả sự day cấn khi người thì thích và người thì không. Bạn hãy làm (nếu có thể) bỏ những đồ văn phòng phẩm bị rỉ sét hay bụi bặm do không sử dụng lâu ngày; sắp xếp lại nơi làm việc của bạn, bạn sẽ có sự thay đổi; thay đổi vị trí cỏ giỏ rác; sắp xếp lại đồ dùng trên bàn làm việc của bạn.
Vâng đó là những gì mà tôi muốn chia sẻ đến bạn đấy. Hy vọng nó sẽ giúp ích được cho bạn trong việc trang trí và thiếp lập văn phòng của mình.
