Ưu điểm của văn phòng hiện đại với nội thất mô-đun

Nội thất văn phòng mô-đun là gì?

Đây là phong cách nội thất hiện đại ngày càng phổ biến cho các công trình thương mại với ưu điểm linh hoạt, có vẻ đẹp hiện đại và tương đối rẻ. Đó là đồ nội thất được làm bằng các vật dụng khác nhau, riêng biệt có thể kết hợp vào nhau hoặc tách ra dễ dàng.

Ưu điểm lớn nhất là tính linh hoạt

Giải pháp nội thất cho không gian làm việc linh hoạt đó là kỷ nguyên của làm việc tinh gọn và nhanh nhẹn. Các công ty cần tận dụng tốt nhất mọi diện tích không gian, bao gồm cả văn phòng và hành lang. Nội thất mô-đun mang lại tính linh hoạt cao. Ví dụ: ghế ở khu vực chờ có thể được sử dụng trong phòng họp nếu cần thiết và bàn dài ở khu vực nhân viên trở thành bàn làm việc.

Thời gian là tiền bạc và vì vậy việc có thể thay đổi cách bố trí văn phòng chỉ sau một phút có thể rất quan trọng.

Các khu vực làm việc có thể thay đổi và thích nghi

Không giống như nhiều thiết bị văn phòng tiêu chuẩn khác, đồ nội thất dạng mô-đun có trọng lượng nhẹ và dễ di chuyển. Nếu cần phải đưa nó đến một địa điểm mới cũng có thể dễ dàng tháo dỡ nó và lắp ráp lại tại chỗ. Một lợi ích tuyệt vời khác là nó có xu hướng có màu sắc trẻ trung, cá tính và mạnh mẽ, có thể “thay đổi” bố cục văn phòng của công ty theo thời gian. Kết hợp màu sắc của đồ nội thất mô-đun để định kỳ làm mới giao diện văn phòng của công ty thêm trang nhã, chuyên nghiệp mà không kém phần hiện đại.

Nội thất tuyệt vời cho các văn phòng nhỏ hơn

Một trong những lợi thế của hệ thống văn phòng mô-đun phù hợp với những không gian văn phòng có diện tích “khiêm tốn” so với đồ nội thất văn phòng truyền thống. Nó có thể được hình thành xung quanh không gian sàn hiện có, dễ dàng di chuyển sang một bên khi cần thiết và có thể linh hoạt cho cả môi trường làm việc nhỏ gọn hơn.

Mẹo chọn thảm lót ghế văn phòng tốt nhất

Bạn đã đầu tư nhiều giờ để trang bị cho văn phòng của mình những đồ nội thất phù hợp với thói quen làm việc để tối đa hóa năng suất. Hãy dành thêm thời gian để chọn một tấm thảm lót ghế văn phòng đảm bảo ghế được vận hành thoải mái đồng thời bảo vệ sàn nhà hiệu quả.

Mẹo tìm thảm lót ghế văn phòng phù hợp

Những hướng dẫn dưới đây sẽ giúp bạn tìm được tấm thảm lót ghế văn phòng lý tưởng để bổ sung sự thoải mái và hiệu quả cho không gian làm việc.

Chất liệu sàn nhà

Thảm lót ghế văn phòng được thiết kế chuyên dụng cho cả sàn trải thảm và sàn cứng. Nếu đã có thảm, hãy chọn một tấm lót ghế có kết cấu cố định ở mặt dưới một cách an toàn. Bạn có biết rằng thảm lót ghế văn phòng được thiết kế với chỉ số độ dày khác nhau vì thế hãy nhờ đến nhân viên tư vấn để có sự lựa chọn đúng đắn nhất.

Kích thước và hình dạng thảm lót ghế văn phòng

Thảm lót ghế văn phòng có tất cả các hình dạng và kích thước bao gồm cả hình vuông, hình chữ nhật, hình elip, hình giọt nước... Với thiết kế bàn làm việc chữ nhật truyền thống với ngăn kéo ở cả hai bên, thì một tấm thảm hình elip có lẽ sẽ phù hợp nhất. Đối với khu vực làm việc ở góc, thảm lót ghế văn phòng hình giọt nước có thể mang lại sự linh hoạt nhất. Trong đó thảm lót hình chữ nhật luôn là sự phù hợp nhất với mọi phong cách bàn làm việc.

Lựa chọn nội thất văn phòng là thách thức hàng đầu của doanh nghiệp

Ngày nay, khi ngày càng nhiều doanh nghiệp chú ý đến môi trường và không gian làm việc, vấn đề chọn lựa nội thất văn phòng đang nhận được sự chú tâm thật sự rất lớn. Nhiều câu hỏi được đặt ra và đều hướng tới mục đích tạo nên các văn phòng làm việc lý tưởng nhất. Trong số đó, trang trí nội thất phòng làm việc như thế nào là chuyên nghiệp là câu hỏi nhận được sự chú tâm lớn nhất từ phía những doanh nghiệp.

Nội thất văn phòng cần có thiết kế đồng bộ, nhất quán

Để đánh giá sự chuyên nghiệp của không gian văn phòng chính là tính đồng bộ, nhất quán của hệ thống nội thất văn phòng.

Tiêu chuẩn trước nhất thường được dùng để đánh giá sự chuyên nghiệp của không gian văn phòng chính là tính đồng bộ, nhất quán của hệ thống nội thất. Nếu giữa chúng không có sự thống nhất, không có tính kết nối, tổng thể văn phòng làm việc sẽ gặp phải tình trạng mâu thuẫn, hỗn loạn, thiếu khoa học khiến doanh nghiệp không thể khai thác triệt để những hoạt động của văn phòng khi chúng ta không biết sắp xếp ghế văn phòng ở những nơi hợp lý, cùng lúc đó giảm năng suất làm việc của những nhân sự. Điều này sẽ gây thiệt hại không hề nhỏ cho chính doanh nghiệp về mặt hình ảnh lẫn hiệu quả kinh doanh.

Nội thất văn phòng cần có tỷ lệ kích cỡ hài hòa, hợp lý

Khi chọn mua nội thất văn phòng có tỷ lệ kích cỡ không hợp lý, thiếu hài hòa có thể dẫn đến số lượng hệ lụy khác như gây cản trở trong công việc.

Trong trường hợp doanh nghiệp đã nắm trong tay một hệ thống nội thất văn phòng đồng bộ nhưng có tỷ lệ kích thước chưa hợp lý, toàn thể không gian văn phòng sẽ vẫn bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp bởi nếu chọn tủ hồ sơ gỗ không đồng điệu với bàn làm việc văn phòng và ghế làm việc dành cho công nhân viên. Bởi tỷ lệ kích cỡ không hợp lý, thiếu hài hòa có thể dẫn đến nhiều hệ lụy khác như gây cản trở trong công việc, gây phân tâm,… và đặc biệt là nó gây ảnh hưởng tới hình ảnh và vị thế của doanh nghiệp.

Nội thất văn phòng cần được sắp xếp một cách khoa học

Sự khoa học trong cách sắp xếp sáng tạo trong thiết kế nội thất sẽ giúp mọi hoạt động tại văn phòng diễn ra một cách thuận tiện và mang lại hiệu quả cao hơn.

Sự khoa học trong cách bài trí nội thất sẽ giúp mọi hoạt động tại văn phòng diễn ra một cách thuận tiện và mang lại hiệu quả cao hơn. Trái lại, nếu thiếu khoa học trong cách bài trí, hệ thống nội thất văn phòng có thể trở nên trở ngại của doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh phát triển.

Ảnh hưởng của quần áo đến hiệu quả công việc

Mọi người thường nghĩ chỉ có hành vi, thái độ và cách tương tác mới ảnh hưởng đến công việc. Tuy nhiên, một khía cạnh quan trọng hơn trong công việc là quần áo. Ngoài những ảnh hưởng trực tiếp như tài năng, kỹ năng và kiến ​​thức, những ảnh hưởng gián tiếp như quần áo cũng là một phần quan trọng trong văn hóa làm việc.

Trong nhiều năm qua, chỉ có các hình thức mới được ưa chuộng trong các văn phòng. Giờ đây, các doanh nghiệp đang trở nên tự do hơn với thời gian, ít nhất là trong việc lựa chọn những gì nhân viên muốn mặc, và trang phục giúp mọi người tự tin thể hiện phong cách.

Quần áo quan trọng như thế nào?

Đồng phục văn phòng mang lại cho bạn cảm giác nhạy bén, nó cũng tăng cường kỹ năng tương tác và thể hiện cá tính bản thân theo cách tốt hơn. Mặt khác, nhiều người cảm thấy thoải mái và dễ chịu trong trang phục bình thường. Họ cảm thấy làm việc hiệu quả hơn và cảm giác cởi mở luôn có đối với họ. Nhiều doanh nghiệp vẫn đang có đồng phục văn phòng, trong khi những doanh nghiệp khác cho phép nhân viên tự do tôn vẻ đẹp thời trang.

Nhân viên nên mặc gì trong thời tiết nóng?

Nhân viên cảm thấy hạnh phúc khi họ được phép mặc những gì họ muốn. Một lời khuyên hữu ích nên mặc gì trong thời tiết nóng bức vào những ngày hè là nên chọn một số loại quần áo mỏng và sáng màu. Đặc biệt đối với các cô gái, quần áo rộng rãi sẽ tốt hơn nếu văn phòng cho phép, quần áo mỏng nhẹ giúp lưu thông không khí thích hợp, phản xạ nhiệt và cảm giác mát mẻ. Một điều khác bạn có thể làm theo là mặc vải tự nhiên như cotton. Chúng có khả năng thấm hút mồ hôi tốt nhất và tạo không gian cho da thở.

Chọn quần áo theo đặc thù công việc

Chắc hẳn bạn đã từng thấy những cảnh sát giao thông hoặc công nhân tại công trường mặc một số bộ quần áo sáng chói khi làm nhiệm vụ. Họ được cung cấp những bộ quần áo đặc biệt có lớp phủ huỳnh quang phản chiếu tia UV của mặt trời. Những bộ quần áo như vậy là cần thiết cho công việc của cảnh sát giao thông vì họ thường xuyên đi trên đường. Đèn chiếu sáng của các phương tiện giao thông giúp xe có thể nhìn thấy trong đêm, thời tiết mưa hoặc bụi và giữ cho xe an toàn trước tai nạn.

Quần áo đồng phục, quần áo chuyên dụng và quần áo bình thường đều có mục đích và nên được mặc cho phù hợp. Thực tế là quần áo ảnh hưởng đến cách làm việc của bạn là đúng, hãy chọn lựa quần áo hợp thời trang, văn hóa doanh nghiệp và giúp bạn thoải mái làm việc cả ngày mà không vướng bận.

4 giải pháp lưu trữ văn phòng thiết yếu

Lưu giữ hồ sơ kỹ thuật số giúp nhân viên văn phòng không phải in ra và lưu các bản sao cứng của mọi thứ. Tuy nhiên, tùy thuộc vào yêu cầu của doanh nghiệp, các tệp giấy hồ sơ vẫn cần thiết trong lưu trữ. Văn phòng hiện đại ngày nay vẫn cần được trang bị để lưu trữ hồ sơ, hợp đồng, giấy chứng nhận và các tài liệu giấy khác. Trong một số trường hợp, bộ nhớ được tổ chức tốt có thể không đủ, nhân viên có thể cần truy cập thường xuyên và nhanh chóng vào các tệp giấy.

Dưới đây là một vài tùy chọn cho giải pháp lưu trữ văn phòng:

Tủ treo tường

Bạn cần lưu trữ bao nhiêu tài liệu? Các tệp cũ có thể bị xóa hoặc nhu cầu lưu trữ các tệp giấy có tăng đều không? Một vài tập tin như hồ sơ nhân viên có thể phù hợp trong một tủ hồ sơ đơn lẻ, nhưng một văn phòng y tế hoặc nha khoa có thể có hàng trăm, thậm chí hàng ngàn tệp hồ sơ bệnh nhân. Tủ treo tường là một cách thông minh và tiện dụng để lưu trữ một lượng lớn tệp mà nhân viên có thể cần truy cập nhanh chóng.

Tủ hồ sơ có khóa

Mối quan tâm về quyền riêng tư của khách hàng, bệnh nhân hoặc nhân viên đòi hỏi phải sử dụng các giải pháp lưu trữ văn phòng an toàn. Giới hạn quyền truy cập vào khu vực lưu trữ riêng tư hoặc các tệp hoặc tủ lưu trữ bị khóa mà chỉ những người được ủy quyền mới có quyền truy cập.

Hộc di động

Hộc di động có kích thước phù hợp với bàn làm việc có thể cung cấp các giải pháp lưu trữ văn phòng đa dạng mà không bị cản trở.

Tủ hồ sơ mô-đun

Tủ hồ sơ mô-đun có thể hình thành nền tảng của bàn làm việc, bàn họp khi được sử dụng kết hợp với các giải pháp lưu trữ văn phòng mô-đun khác.

Các khả năng cho các giải pháp lưu trữ văn phòng có nhiều phươn án, hãy thiết lập cho không gian văn phòng làm việc một diện mạo lưu trữ khoa học, ngăn nắp điều này có ảnh hưởng đến tác phong cũng như hình ảnh doanh nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác tiềm năng.

Cách tạo khu vực lễ tân ấn tượng

Bạn có một cơ hội để tạo ấn tượng đầu tiên khi khách bước vào văn phòng của bạn lần đầu tiên. Trong trường hợp là khách VIP, chẳng hạn như các ứng viên công việc chính hoặc khách hàng tiềm năng, điều đặc biệt quan trọng là phải tạo được ấn tượng đó.

Khi khách bước vào, văn phòng lễ tân nên cho họ biết những ưu tiên và tính cách của công ty bạn. Ấn tượng đó sẽ mở đường độc đáo cho các cuộc trò chuyện và phỏng vấn xin việc sau đó.

Nhận thức được các chi tiết chính thực sự góp phần xây dựng ấn tượng ban đầu đáng chú ý. Các chi tiết thường chia thành ba loại chính: thiết kế, nhân viên và công cụ.

Nhưng đợi đã! Trước khi đi sâu vào chi tiết, bạn cần hiểu rõ nhiệm vụ của khu vực lễ tân.

Thương hiệu của bạn bắt đầu ở đây

Thông điệp chính xác mà bạn đang cố gắng gửi đến khu vực lễ tân của mình là gì? Đối với hầu hết các công ty, thông điệp sẽ gắn liền với thương hiệu của bạn: các đặc điểm và giá trị khác mà bạn muốn liên kết với công ty của mình.

Ví dụ: nếu bạn đã xây dựng thương hiệu cho công ty của mình là vui vẻ và sôi động, thì nhiệm vụ chính của quầy lễ tân có thể là tiếp thêm sinh lực và truyền cảm hứng cho mọi người bước vào.

Nếu điều quan trọng nhất đối với công ty của bạn là ý thức về chuyên môn và tính chuyên nghiệp, thì mục đích chính của lễ tân có thể là gợi lên cảm giác đáng tin cậy, hiệu quả và năng lực.

Nếu bạn là một thương hiệu sang trọng, bạn có thể muốn văn phòng của bạn đưa ra một tuyên bố đặc biệt gây ngạc nhiên và thậm chí đe dọa du khách.

Không phải lúc nào cũng dễ dàng tóm tắt sứ mệnh của khu vực lễ tân của bạn trong một tuyên bố ngắn gọn. Để được trợ giúp, hãy suy nghĩ thêm một chút về chính xác ai sẽ đến khu vực lễ tân của bạn và điều gì sẽ khiến họ cảm thấy thoải mái và dễ dàng dành thời gian trong không gian của bạn.

Khu vực lễ tân là nơi có thể phản ánh tốt nhất tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp

1. Những thủ thuật phong cách thiết kế nội thất tốt nhất khu vực lể tân của bạn

Ngay cả khi bạn không phải là một nhà thiết kế nội thất theo thương mại, bạn vẫn có thể ghi nhớ những điều cơ bản về thiết kế này khi bạn sắp xếp khu vực lễ tân của mình với thương hiệu của công ty bạn. Thậm chí chỉ một vài điều chỉnh cũng có thể đi một chặng đường dài.

Không gian

Hầu hết các công ty nhỏ không có nhiều tiền trong ngân sách để chi trả cho một khu vực lễ tân lớn, thoáng mát.

Tuy nhiên, ngay cả trong những không gian nhỏ hơn, bạn có thể làm một số việc để làm cho khu vực trở nên yên tĩnh và rộng rãi hơn. Bắt đầu bằng cách loại bỏ mọi thứ lộn xộn để có một cái nhìn gọn gàng hơn và giảm kích thước đồ nội thất (hãy nghĩ đến chiếc bàn lễ tân phong cách hiện đại không tốn nhiều không gian hay những chiếc ghế kiểu dáng đẹp, hiện đại thay vì những chiếc ghế to xù). Ngoài thiết kế, bạn cũng có thể đảm bảo rằng khách không phải đợi lâu ở khu vực lễ tân, vì vậy ít có khả năng mọi thứ có vẻ đông đúc.

Nếu bạn đang bận tâm đến vấn đề chọn quầy lễ tân sao cho phù hợp nhất với không gian hiện có, thì đừng quá lo lắng chúng tôi đã tham khảo được một bài viết rất hay và chi tiết về cách chọn bàn lễ tân từ các chuyên gia nội thất mà bạn có thể tham khảo, bạn có thể tìm thấy thông tin hữu ích mà bạn cần tại Hướng dẫn chọn quầy lễ tân phù hợp

Màu sắc

Thay đổi màu sắc của khu vực văn phòng trước của bạn là một trong những cách ít tốn kém nhất để thử nghiệm năng lượng mà bạn muốn khu vực lễ tân chiếu vào.

Nếu nhiệm vụ chính của lễ tân là tiếp đón, hãy cân nhắc màu sắc ấm áp hoặc tươi vui. Nếu bạn muốn có cảm giác êm dịu, màu trung tính hoặc màu lạnh sẽ là phù hợp nhất. Và những điểm nhấn có màu sắc rực rỡ có thể là một cách tuyệt vời để tiếp thêm sinh lực cho quầy lễ tân của một công ty đang cố gắng thể hiện một nền văn hóa táo bạo hoặc lạc quan.

Bạn chắc chắn cũng có thể kết hợp màu sắc của thương hiệu vào khu vực lễ tân của mình, nhưng đừng cảm thấy bị giới hạn bởi những màu đó. Rốt cuộc thì đó không phải là phòng thay đồ của đội.

Ánh sáng

Nếu có một khu vực mà ánh sáng huỳnh quang khắc nghiệt tiêu chuẩn của văn phòng có thể cần được nâng cấp, thì đó là khu vực tiếp nhận.

Ánh sáng tự nhiên thường được chào đón và dễ dàng hơn cho mắt so với ánh sáng nhân tạo. Nếu có thể, hãy sắp xếp đồ nội thất theo cách tối đa hóa ánh sáng tự nhiên mà không gian của bạn đã có.

Tuy nhiên, cũng đã có rất nhiều tiến bộ trong bóng đèn bắt chước ánh sáng ban ngày và bạn có thể thử nghiệm với chúng để xem loại bóng đèn nào cho ra loại ánh sáng tốt nhất trong khu vực quầy lễ tân của bạn.

Đồ họa và trang trí

Đồ họa, trang trí và phụ kiện đều đi một chặng đường dài hướng tới việc kéo giao diện khu vực lễ tân của bạn lại với nhau theo cách hoàn thành tuyên bố mà bạn muốn đưa ra.

Không có cách nào để làm điều này: các nhà thiết kế chơi với các yếu tố của đường nét, hình thức, kết cấu và hoa văn để tạo ra một phong cách gắn kết. Các công ty đang cố gắng tạo ra một bầu không khí thư giãn có thể muốn thêm một cây sống tươi đẹp vào khu vực lễ tân (hoặc, tiến xa hơn một bước, một khu vườn thẳng đứng).

2. Tại sao nhân viên lễ tân của bạn quan trọng

Nhân viên lễ tân người định hình bộ mặt của doanh nghiệp

Một phần quan trọng của phong cách văn phòng của bạn liên quan đến người ngồi sau quầy lễ tân, bao gồm cả ngoại hình và hành vi của họ.

Diện mạo

Chúng ta vừa thảo luận về tính thẩm mỹ của chính văn phòng, nhưng điều đáng nói là nhân viên lễ tân của bạn cũng nên tuân theo thương hiệu của công ty bạn khi nói đến phong cách thể chất của họ. Ví dụ, một công ty khởi nghiệp công nghệ thông thường và sành điệu sẽ không muốn nhân viên lễ tân của họ trông chỉnh tề với cà vạt và áo blazer. Điều ngược lại có thể đúng đối với nhân viên lễ tân của dịch vụ thanh toán cao như văn phòng pháp lý hoặc một thương hiệu cao cấp.

Lưu ý rằng bạn không nên áp đặt các tiêu chuẩn thẩm mỹ khác với nhân viên lễ tân của mình so với những người còn lại trong công ty; tất cả nhân viên nói chung phải tuân theo cùng một quy tắc trang phục đã được thiết lập. Tuy nhiên, thật công bằng khi lưu ý trong mô tả công việc cho nhân viên lễ tân của bạn rằng bạn sẽ phải có ngoại hình chuyên nghiệp (bất kể điều đó có nghĩa là gì đối với công ty của bạn) trong vai trò này.

Ngôn ngữ âm thanh

Giọng điệu và lựa chọn từ ngữ là một phần quan trọng của bất kỳ thương hiệu nào, bất kể những từ đó được viết trên trang "giới thiệu" của công ty hay do nhân viên của bạn nói.

Cùng với mức độ trang trọng của giọng điệu, bạn có thể hướng dẫn nhân viên lễ tân sử dụng những từ và cụm từ cụ thể nào trong các tình huống thông thường để đảm bảo rằng bạn đang trình bày một bức tranh thống nhất với tất cả những người bước qua cửa trước của bạn.

Chìa khóa cho ấn tượng đầu tiên đáng chú ý

Hầu hết các công ty không có đủ khách để chỉ dành ai đó cho công việc quản lý khách, vì vậy nhân viên lễ tân cũng thường chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ hành chính hoặc điều hành khác.

Tuy nhiên, nếu bạn đưa ra những yêu cầu sai lầm đối với nhân viên lễ tân của mình, bạn sẽ khiến họ thực sự khó thực hiện tốt công việc của mình. Hoặc họ sẽ bận rộn với điện thoại, hoặc đơn giản là họ sẽ không còn nhiều năng lượng hoặc sự chú ý cho nhiệm vụ quản lý khách khi ai đó bước qua cửa. Điều đó có thể ảnh hưởng đến khả năng chào đón khách và nhận phòng đúng cách của họ. Và không có cách nào để vượt qua ấn tượng đầu tiên kém tích cực đó.

Đừng đặt quá nhiều yêu cầu đối với nhân viên lễ tân khiến quản lý khách mất quyền ưu tiên. Ngay cả khi nhân viên của bạn chỉ dành riêng cho việc quản lý khách, bạn sẽ phải làm rõ các nhiệm vụ của lễ tân sẽ được xử lý như thế nào khi họ không thể có mặt tại bàn làm việc. Rốt cuộc, đôi khi họ sẽ cần phải nghỉ làm. Họ cũng cần nghỉ ngơi và ăn trưa. Không ai muốn bước vào cuộc ăn chơi giữa chừng của nhân viên lễ tân.

3. Quy trình đăng ký của khách truy cập

Tạo ấn tượng tốt cho khách hàng là cách tốt nhất để khiến khách hàng quay lại trãi nghiệm dịch vụ của bạn

Phần cuối cùng của câu đố khi nói đến khu vực lễ tân của bạn để tạo ấn tượng tuyệt vời là các công cụ bạn sử dụng cho quá trình làm thủ tục của khách.

Ví dụ: nhật ký đăng nhập bằng giấy gửi thông báo rằng công ty của bạn là công ty truyền thống hoặc có lẽ đã lỗi thời. Tương tự với các thỏa thuận yêu cầu chữ ký trên giấy. Người ta thường hiểu rằng các lựa chọn thay thế điện tử cho các yếu tố này an toàn hơn, ít bị lỗi hơn và riêng tư hơn. Muốn công ty của bạn có vẻ hiện đại và có năng lực? Đã đến lúc chuyển sang kỹ thuật số.

Tạo ấn tượng với khách đến thăm của bạn bắt đầu từ đội ngũ nhân viên tại quầy lễ tân. Điền vào biểu mẫu bên dưới để tải xuống danh sách nhanh các cụm từ mà lễ tân của bạn có thể sử dụng để tăng cường kết nối cá nhân hơn với khách.

Bố trí văn phòng - nguyên tắc không phải ai cũng biết

Khoa học chứng minh rằng việc bố trí bàn ghế trong phòng làm việc khoa học và thẩm mỹ sẽ giúp nhân viên thư giãn, giảm căng thẳng và đặc biệt là tăng năng suất lao động. Ngược lại, việc sắp xếp không khoa học có thể khiến công ty tốn nhiều công sức và thời gian cho việc luân chuyển công việc. Ngoài ra, việc đặt chỗ ngồi của nhân viên không hợp lý cũng có thể gây lãng phí diện tích sàn đáng kể. Để lập kế hoạch sắp xếp , bố trí mọi phòng ban, bộ phận hiệu quả nhất, một số khuyến nghị tốt là:

Bố trí văn phòng làm việc nguyên tắc không phải ai cũng biết

Mối quan hệ giữa các phòng ban trong một công ty

- Chú ý đến mối quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận

- Sắp xếp các phòng ban dựa trên quy trình làm việc của một công ty

- Các phòng ban hoặc bộ phận liên quan nên bố trí gần các phòng ban chủ chốt của công ty

- Sắp xếp theo cách mà một khi công ty phát triển và phát sinh những nhu cầu mới, có thể thay đổi vị trí của một bộ phận cụ thể dễ dàng, nhanh chóng hơn.

- Sắp xếp các phòng ban hỗ trợ công việc gần nhau và có sự kết nối mạch lạc trong hệ thống giao thông lưu chuyển. 

- Phòng họp nên gần phòng làm việc của giám đốc. Các cuộc họp không nhất thiết phải tiến hành trong một phòng cố định mà có thể bố trí ở các khu vực như sảnh, hành lang, tại các bục ghế dài... Điều này giúp làm giảm không khí căng thẳng trong các cuộc họp thường thấy. Tuy nhiên, thiết kế phải tính đến yếu tố thẩm mỹ và tận dụng những góc, những nơi có tầm nhìn rộng bao quát để thu hút và tạo động lực cho nhân viên làm việc hăng say hơn.

- Bố trí các phòng ban chủ lực gần cửa ra vào, thang máy hoặc khu vực lễ tân. 

- Biệt lập rõ ràng các bộ phận thường xuyên xảy ra tiếng ồn, nói chuyện, các cuộc điện thoại của khách hàng với phòng làm việc cần tập trung.

Nguyên tắc lưu chuyển động

Con người là yếu tố chính của thiết kế văn phòng, vì họ là người sử dụng chính. Khi thiết kế văn phòng cần chú ý đến nguyên tắc lưu chuyển động. Nguyên lý lưu chuyển động giúp người lao động tiết kiệm công sức, loại bỏ các thao tác thừa, rút ​​ngắn thời gian thực hiện tập trung vào các công việc nhằm nâng cao hiệu suất. 

Ngoài ra, nhân viên sẽ vận động nhiều hơn nếu thiết kế và bố trí nội thất làm việc văn phòng có tính di chuyển. Ví dụ, không gian photo hoặc máy in nên cách xa bàn làm việc của nhân viên một chút, tạo điều kiện cho họ đứng lên ngồi xuống, di chuyển từ nơi này sang nơi khác, tuy ngắn nhưng đủ cho một bài tập vận động nhẹ. Điều này tưởng chừng đơn giản nhưng lại giúp máu lưu thông trong cơ thể tốt hơn, giảm tình trạng béo phì, trì trệ nơi công sở.

Nguyên tắc tối giản 

Thiết kế khu vực làm việc của nhân viên tối giản nhằm mục đích tạo điều kiện cho các chuyển động diễn ra thuận lợi nhất.

Nguyên tắc sử dụng khoảng trống và văn phòng phẩm 

Bố trí các khung cảnh làm việc như ánh sáng, thông gió, màu sắc, kiểm soát tiếng ồn sao cho hiệu quả và thuận tiện.